V životě každého operátora přichází okamžik, kdy jsou informace o síti již tak rozsáhlé, že není možné si je pamatovat. Ukládání do mnoha různých zdrojů, často rozptýlených, není příliš použitelné pro každodenní práci. Ukazuje se, že je stále obtížnější naplánovat instalaci nových klientů nebo odstranit poruchy. Prodejci zcela nevědí, kde získat nové zákazníky.
Už jste se rozhodli a zakoupili si program. Provedli jste tak první krok! Instalace samotného prostředí prošla bez problémů, takže zůstává otázkou: co teď? Co byste měli udělat, aby se vize strukturovaných informací o síti, které jste měli před zakoupením systému, stala skutečností?
Samotný úkol se jeví jako poměrně snadný, ale pro mnohé operátory je to často docela pracný proces a výzva. Jak lze data uložená v těchto souborech s takovou pečlivostí rychle přenést do programu?
Existují osvědčené postupy, které usnadní váš úkol a umožní vám vytvořit plán migrace dat – viz postup přenosu dat do inventarizačního systému krok za krokem.
Krok 1 – Organizace a příprava dat
Vaše data musí být připravena a uspořádána dříve, než budou importována do systému. Je dobré shromáždit vše, co máte, veškerý materiál. V této fázi ještě nevíte, zda jsou data úplná, správná a čitelná pro identifikaci síťových prvků a jejich připojení.
Připravte se na inventarizaci. Je dobré vytvořit si přehlednou tabulku, ve které budete registrovat každý soubor a dokument. Určete vlastnosti každého souboru:
- rozsah dat,
- vrstva sítě,
- oblast, které se týká,
- formát,
- druh dokumentu (papírový, soubor),
- souslednost importu,
- doba migrace (prozatím nevíte, ale někde ji budete muset zaznamenat později, abyste na konci měli možnost zjistit náklady),
- plánované datum načtení dat,
- soubory nebo související dokumenty,
- úplnost údajů,
- přesnost dat.
Rozsah informací, které zaznamenáte, závisí na vašich zkušenostech s prováděním takových projektů. Musíte ověřit, v jaké formě jsou data uložena a zda jsou vhodná pro automatické načítání, nebo je budete muset zadat ručně. Data lze obvykle rozdělit do tří skupin.
- projekt ve skutečném stavu (dxf, dwg, shp)
- tabulkové datové soubory (xls, csv, text)
- mapy se strukturou externí sítě (kml, kmz)
- sken mapy
- schémata (visio, corel, grafický soubor)
- diagramy (visio, corel, grafický soubor)
- schémata zapojení ve spojkách (visio, corel, grafický soubor)
- dokumentace skutečného provedení stavby
- síťové diagramy
- schémata zapojení ve spojích
Kromě těchto typů dat by měla být zohledněna také další dokumentace týkající se daného prvku sítě (např. obrázky/fotografie, nájemní smlouvy a další).
- Jsou tato data aktuální nebo se mezitím něco změnilo?
- Mám úplné údaje a v jakých oblastech?
- Potřebuji chybějící data před načtením, mohu to udělat po načtení toho, co mám?
- Odpovědi by měly být označeny v tabulce pro každou položku. Snažíme se dostatečně důkladně ověřit, abychom měli úplný přehled o situaci.
Krok 2 – Postup pro údržbu dat
Přemýšlejte o aktualizaci. Vaše síť je stále aktivní. Od okamžiku vložení údajů do inventarizačního systému musí být zachována. Aktualizace je výsledkem běžného používání sítě. Připojujete klienty, odstraňujete chyby, rozšiřujete nebo překonfigurujete svůj tok. Pokud změny v systému nezaregistrujete okamžitě, tyto informace zmizí. Nejlepší postup je připravit postup aktualizace a implementovat jej před zahájením migrace.
- Případy hlášení změn,
- Způsob hlášení změn,
- Role v procesu upgradu,
- Odpovědnost osob za aktualizaci a uchovávání údajů,
- Ověření včasnosti a správnosti údajů,
- Jak vyplnit chybějící údaje.
První změny budou pravděpodobně zaregistrovány před migrací dat. Během přechodného období se vyplatí kontrolovat informace o síti. Je důležité nezadávat na začátku zastaralé nebo nesprávné údaje do systému.
Tento postup by měl fungovat v každé fázi vašeho podnikání. Před migrací, během projektu a později v běžném síťovém provozu.
Krok 3 – Import dat
To je okamžik, kdy byste měli vyjasnit svůj projektový plán. Zkontrolujte data z kroku 2 a určete plán importu dat. Pořadí, ve kterém zadáváte své datové sady, závisí na mnoha faktorech, ale obvykle se rozhodnou:
- vlastněná data – např. nejprve načtete to, co máte, v elektronické podobě, protože se jedná o jednodušší proces (např. návrh vnější sítě v DWG nebo DXF) a poté zbytek,
- význam dat, která jsou aktuálně potřebná – například nová část sítě, ve které budete zákazníky spojovat, je nyní nejdůležitější. Síť, která již byla použita, může počkat, protože v současné době je v ní málo změn.
Plán importu byste měli zaznamenat do tabulky inventarizace. V této fázi musíte zadat objednávku, abyste neztráceli čas zbytečným skokem ze souboru do souboru nebo z dokumentu do dokumentu. Chaos je váš soupeř a vyhýbejte se mu proto za každou cenu.
Zde se nabízí několik scénářů v závislosti na stavu dat, obchodních cílech, fázi probíhajících investic atd. Nejběžnějším modelem chování, který platí pro 70% případů, je načítání dat podle níže uvedeného diagramu.
Pokud je vaše síť dostatečně velká, aby mohla být rozdělena, můžete také migraci dat rozdělit do oblastí modelování, které jsou pro to vhodné.
Zde hodně záleží na typu dat, která máte. Je možné, že importujete celou vnější síť z několika DWG podkladů a poté vložíte interní prvky. Dalším možným scénářem je udělat jednu část sítě od začátku do konce a poté každou následující stejným způsobem.
Krok 4 – Ověření úplnosti a správnosti údajů
Naplánujte proces ověření dat. Zadání sítě do programu by mělo být dokončeno ověřením správnosti jejího modelování. Chyby mohou nastat z několika různých důvodů:
- Data byla nesprávná nebo neúplná,
- Velká část sítě byla modelována ručně,
- Během migrace se v síti objevily změny.
- Správnost dat
- Úplnost dat
K ověření správnosti by se mělo použít několik statistických vzorků. Jejich počet a velikost závisí na velikosti analyzovaného souboru dat. Metody statistického vyhodnocení správnosti testovaného souboru lze nalézt v příslušné literatuře nebo na internetu (pod heslem: statistická kontrola kvality).
Krok 5 – Vyplnění chybějících dat
Evidence sítě může obsahovat neúplná nebo neaktuální síťová data. Chcete-li dokončit nebo aktualizovat data, často musíte jít do terénu a určit aktuální stav. Rozsah těchto prací a jejich rychlost závisí na tom, zda jsou data potřebná co nejdříve. Pokud ne, můžete je sbírat postupně během každodenní údržby.
Bez ohledu na to, jak chcete tato data doplnit, musíte jejich sběr naplánovat. V mnoha společnostech se za tímto účelem provádí malý projekt. Cílem je aktualizovat popis sítě v systému evidence sítě. Nemůžete to odkládat příliš dlouho, protože existuje riziko, že migraci dat nikdy neukončíte. Pokud se pouze rozhodnete, že potřebujete získat data, okamžitě naplánujte, kdy a jak to chcete udělat.
Už víte, jak vypadá modelová migrace dat – abyste tento proces řádně provedli, nevynechávejte žádný krok a pečlivě naplánujte své akce. Správně provedený proces migrace způsobí, že budete cítit všechny výhody systému evidence sítě.
Rádi vám s tím pomůžeme – máme více než 20 let zkušeností!